Ръководства
Онлайн магазин и склад: защо наличностите се разминават
Накратко
Наличностите се разминават, когато една и съща бройка се води на две места и някой я пренася на ръка. Изберете едно място, което казва колко стока има — обикновено складовата програма — и оставете магазина и останалите канали да четат оттам. Поръчката трябва да заделя стоката веднага, а върнатата пратка да влиза в наличност едва след преглед. Каквото остане, се хваща с редовно броене.
Как изглежда разминаването в един обикновен ден
Един пример. Сутринта в склада има 12 броя от даден артикул и магазинът показва 12. До обяд търговец продава 10 по телефона и ги записва в складовата програма. Магазинът още показва 12. Следобед клиент поръчва онлайн 5 броя и получава потвърждение. Вечерта някой му звъни да се извини. Никой не е сгрешил. Двете системи просто не са разменили данните навреме.
Двойното въвеждане: един артикул, две бройки
Първата причина е, че артикулите и количествата се въвеждат поотделно в магазина и в склада. Всяка доставка, продажба и корекция трябва да се повтори на второ място, а в натоварен ден е достатъчен един пропуск. Затова първото решение е организационно, не техническо: изберете коя система е вярната. Обикновено това е складът, защото там стоката се приема и брои. Магазинът само показва това, което складът му казва.
Заделената стока: налично не значи свободно
Между поръчката и предаването на пратката на куриера минават часове, понякога дни. През това време стоката е на рафта, но вече не е за продан. Ако системата брои само това, което физически е в склада, ще продаде същия кашон втори път. Питайте как програмата ви различава налично от свободно и в кой момент заделя — при поръчката, при потвърждението или чак при фактурата.
Същото важи за поръчките, които чакат потвърждение по телефона, и за стоката, отделена за клиент на едро. Пример за такава връзка: SellM8 Склад и SellM8 Магазин са свързани двупосочно — продуктите, цените и наличностите се водят в склада, а поръчките, плащанията и отказите от магазина влизат в него сами.
Върнатите и отказаните пратки
Върнатият колет лесно обърква бройката. Куриерът го връща, някой го оставя до вратата и стоката не е нито продадена, нито налична. Въведете правило: върнатата стока влиза в наличност едва след преглед — здрава ли е, с етикет ли е, става ли за продан. Дотогава стои на отделно място и на рафта, и в програмата. Отказаната поръчка пък трябва да освобождава заделеното количество веднага, а не когато някой се сети.
Няколко канала за продажба от един рафт
Магазин на място, онлайн магазин, търговци по телефона, понякога и втори сайт. Всички продават от един и същ рафт. Ако всеки канал си води своя бройка, разминаването е въпрос на време. Проверете две неща: колко бързо продажбата в един канал намалява наличността в останалите и какво става при последната бройка. За стоки, които свършват бързо, може да показвате онлайн по-малко от реалното количество и да държите резерв.
Едно място за вярната бройка и редовно броене
Връзката между системите не отменя броенето. Стока се чупи, губи се, попада на грешен рафт. Бройте по малко и често — например една категория всяка седмица вместо целия склад веднъж годишно. Всяка корекция трябва да има причина и име, иначе след месец никой не знае защо числото е сменено. Когато разликите намалеят и за всяка има обяснение, редът работи.
- Артикулите, цените и количествата се въвеждат на едно място.
- Поръчката заделя стоката в момента, в който е приета.
- Отказаната поръчка освобождава количеството веднага.
- Върнатата стока влиза в наличност след преглед.
- Всяка корекция е с причина и с името на човека.
Проверка: защо се разминават бройките при нас
- Запишете къде днес се въвеждат количества: склад, магазин, таблица, тетрадка.
- Решете коя система е вярната и спрете да поправяте бройки в останалите.
- Проверете в кой момент поръчката заделя стока.
- Проследете една отказана поръчка: кога се освобождава количеството?
- Определете рафт и статус за върнатите пратки, докато бъдат прегледани.
- Измерете за колко време продажба в един канал стига до останалите.
- Пребройте десет артикула и сравнете със склада и с магазина.
- Изисквайте причина за всяка корекция на наличност.
Програми по темата
Складова програма с CRM: наличности, продажби и документи на едно място, свързани с онлайн магазина.
Вижте го в действие: От поръчка до експедиция и вземанеОнлайн магазин за дребно и едро с верни наличности от склада и вградени куриери и плащания.
Вижте го в действие: От витрината до аналитикатаОбновено на
Чести въпроси по темата
Колко често трябва да се синхронизират магазинът и складът?
Колкото по-бързо се продава стоката, толкова по-кратък трябва да е интервалът. За артикули с големи количества обновяване през няколко минути е достатъчно. За последни бройки и за промоции е важно поръчката да намалява наличността веднага, а не при следващото обновяване по график.
Можем ли да решим разминаването в наличностите само с електронна таблица?
При малко артикули и един човек, който въвежда всичко — донякъде. Таблицата обаче не заделя стока при поръчка и не знае за продажбата по телефона, докато някой не я впише. Щом продавате от две места едновременно, ръчното пренасяне става източник на грешки.
Какво да правим с онлайн поръчка за стока, която вече е свършила?
Обадете се на клиента веднага и му предложете избор: да изчака следващата доставка, да вземе заместител или да се откаже. После намерете причината. Вижте в историята на движенията кога е излязла последната бройка и защо магазинът не е разбрал. Така поправяте реда, а не само единичния случай.
Трябва ли магазинът и складът да са от един доставчик?
Не е задължително. Важно е връзката да е двупосочна, да е ясно коя система води наличността и някой да отговаря, когато тя спре. Когато двете програми са от различни фирми, питайте кой поддържа връзката между тях и как разбирате, че синхронизацията е прекъснала.
Още ръководства
Вижте склада и магазина с ваши стоки
Покажете ни как продавате днес и ще видите как SellM8 Склад и SellM8 Магазин работят с едни и същи наличности.
- Отговор до един работен ден
- Без задължение за покупка
- Демо с ваши примери