Как да изберете складов софтуер: въпросите преди покупката

Започнете от работния си ден, не от списъка с функции

Преди първата демонстрация опишете на един лист как минава стоката при вас. Пристига палет от доставчик, някой го приема и подрежда кашоните по рафтовете. Идва поръчка, стоката се събира, издава се документ, клиентът плаща след две седмици. Отбележете къде днес се преписва на ръка и къде се губи време. С този лист отидете при всеки доставчик и поискайте да видите точно тези стъпки, с ваши артикули.

Води ли наличност по складове и по опаковки?

Числото „имаме 300 броя“ не стига, ако 200 от тях са в другия склад, а 60 вече са обещани на клиент. Питайте дали програмата показва наличността за всеки склад поотделно, дали различава налично от заделено и дали пази историята на всяко движение. Ако продавате и на кашони, и на бройки, вижте как се води опаковката — например 12 броя в кашон и 40 кашона на палет.

За сравнение: SellM8 Склад води наличност по складове с история на всяко движение, а клиентската заявка заделя стоката, докато стане продажба. Каквато и програма да гледате, поискайте да видите същото на екрана — един артикул, два склада, една отворена поръчка — и проверете дали трите числа се връзват.

• Вижда ли се наличността за всеки склад поотделно?
• Различава ли програмата налична от заделена стока?
• Как минава трансфер между два склада и кой го одобрява?
• Какво става с разликите след инвентаризация?

Какви документи издава и колко пъти въвеждате едно и също?

Проследете една продажба от начало до край. Въвеждате ли клиента и артикулите веднъж, или ги преписвате в оферта, после в проформа, после във фактура? Добър знак е документът да излиза от поръчката със същите редове, количества и цени. Питайте и за връщане: как се оформя върнат кашон и как стоката се връща в наличност. Изискванията към самите документи уточнете със счетоводителя си, преди да избирате.

Кой какво въвежда и кой какво може да поправя?

В склада грешки стават всеки ден: сгрешена бройка, объркан артикул, стока, приета в другия склад. Важното е какво става след това. Питайте дали има роли с различни права, дали складовият работник вижда доставните цени и дали корекцията на наличност изисква причина. Поискайте да видите дневника — кой, кога и какво е променил. Без него след месец никой не помни защо бройката е била поправена.

Работи ли от телефон и с баркод скенер?

Складът не е бюро. Ако програмата се отваря само от компютъра в офиса, някой ще записва на лист и после ще преписва. Пробвайте я на телефоните, които хората ви наистина ползват, и то в дъното на склада, където интернетът е най-слаб. Проверете дали скенерът намира артикула от всеки екран, дали програмата печата етикети и какви баркодове чете и създава.

Какво става със старите ви данни?

Пренасянето на данните лесно се подценява. Попитайте какво точно влиза от сегашната ви програма: артикули, клиенти, начални наличности, неплатени суми. В какъв формат трябва да са файловете и кой ги подготвя — вие или доставчикът? Разумно е да започнете с инвентаризация, за да тръгнете с верни бройки, а не с наследени грешки. Уговорете и срок, в който старата програма остава отворена за справки.

Как излизате, ако един ден смените програмата?

Този въпрос се задава в началото, не в края. Чии са данните и къде се пазят — при вас, на ваш хостинг или при доставчика? Можете ли по всяко време да изнесете артикулите, клиентите и документите във файл, който се отваря и без програмата? Какво става, ако спрете поддръжката: спира ли програмата, или продължава да работи без нови версии? Искайте отговорите писмено, в договора.