От Excel към складова програма: как да минете, без да губите седмица

Почистете списъка с артикули, преди да го внесете

Таблица, водена няколко години, почти винаги крие един и същ артикул под различни имена. „Болт М8х40“, „болт м8 40мм“ и „Б М8х40 поцинкован“ за вас са едно и също, но програмата ще ги приеме като три артикула с три отделни наличности. Затова първата работа е списъкът, а не инсталацията. Подредете таблицата по наименование и по баркод и обединете повтарящите се редове. Не пренасяйте артикули, които от година-две нито са продавани, нито са доставяни. Ако потрябват, ще ги създадете отново.

Всеки артикул трябва да има един код, който не се сменя и не се дава после на друг артикул. Решете и основната мерна единица: ако купувате кабел на ролки по 100 м, а го продавате на метър, основната мярка е метърът, а ролката е опаковка. Проверете баркодовете — един баркод не може да стои на два артикула. Където баркод липсва, оставете полето празно, вместо да измисляте число. Преди внасянето таблицата трябва да има поне тези колони:

• Код — един за артикул и постоянен.
• Наименование — както го търсят хората ви.
• Мерна единица и опаковка, ако има такава.
• Баркод, ако артикулът има.
• Група или категория.
• Доставна и продажна цена.

Изберете ден на старта: първо броите, после започвате

Началната наличност е числото, от което програмата започва да смята. Ако го вземете наготово от таблицата, пренасяте и всичките ѝ грешки. По-сигурно е да изберете ден със слаба работа, например петък следобед или събота. Спрете приемането и изписването за няколко часа и преброете стоката. Преброеното влиза като начални наличности, а всичко след това се записва само в програмата.

Отделно решете какво правите със стоката, която е на път или вече е продадена. Доставка, която е тръгнала от доставчика, но още не е пристигнала, не се брои — тя влиза в програмата, когато я приемете. Продадената, но неизпратена стока е на рафта, затова се брои и веднага след това се изписва или заделя за клиента. Ако складът е голям, бавнооборотните артикули може да преброите ден-два по-рано, стига да записвате всичко, което излиза от тях до деня на старта.

Клиенти и доставчици: пренесете тези, с които работите

Клиентският списък в Excel също се трупа с години: фирми, които отдавна не купуват, един и същ клиент на два реда с различно изписване, телефон в полето за адрес. Пренесете клиентите, които са купували през последните една-две години, и ги проверете по ЕИК — така повторенията излизат най-бързо. При доставчиците запазете и техния код за всеки артикул, ако новата програма има поле за него. Тогава следващата поръчка към тях става без ровене в каталози.

Не въвеждайте неплатените суми като едно общо число за всеки клиент. Пренесете ги по документи — кой документ, от коя дата, колко остава — и ги сверете със счетоводството преди старта. Иначе при първото плащане никой няма да знае кое точно е платено. Например в SellM8 Склад клиентите се внасят от CSV файл, а пренасянето на артикулите и началните наличности планираме заедно с клиента преди старта.

Цените: решете кои остават, преди да ги внесете

В таблицата цените често са в няколко колони — „цена“, „цена нова“, „едро стара“ — и само един човек знае коя от тях важи. Преди внасянето решете кои цени ще води програмата: на дребно, на едро, доставна. Отстъпките за отделни клиенти запишете като правило, например „5 % за цялата група крепежи“, а не като ръчно поправена цена на всеки ред. Ако не сте сигурни в някоя доставна цена, по-добре я оставете празна и я попълнете при следващата доставка, отколкото да въведете приблизителна. Програмата ще смята печалбата по нея.

Таблицата и програмата едновременно: по-скоро не

Да водите таблицата и програмата паралелно изглежда безопасно, но на практика удвоява работата. На третия ден някой забравя да запише продажба на едното място и вече никой не знае коя бройка е вярната. Затова след деня на старта наличностите се водят на едно място — в новата програма. Старата таблица преименувайте, например „Склад — стар, не се попълва“, и я оставете само за справки. Същото важи за старата настолна програма: може да остане отворена за стари документи, но без нови записи.

Пробата има смисъл преди старта, не след него. Ден-два по-рано въведете в програмата реални документи от предишния ден — една доставка, няколко продажби, едно връщане — и проверете дали наличностите излизат като в таблицата. После изтрийте пробните данни или започнете на чиста база. Така грешките в настройките излизат, докато още нищо не зависи от тях.

Обучете хората, които ще работят с нея всеки ден

Не е достатъчно да обучите само управителя. С програмата ще работят складовите работници, търговците и човекът в офиса, който издава документите, а на всеки от тях му трябват различни неща. Направете кратки занятия по роли, с ваши артикули и с телефоните и скенерите, които хората ще държат в ръка. Складовият работник трябва да може да приеме доставка и да изпише поръчка, без да пита. Направете го преди деня на старта, а не в самия ден.

Помага и един лист до компютъра в склада: как се приема доставка, как се изписва и какво се прави при грешка. Изберете и един човек, който познава програмата най-добре и към когото останалите се обръщат с въпроси през първите седмици.

Кой какво може да поправя

В Excel всеки, който отвори файла, може да смени всяка клетка, а после никой не знае кой го е направил. В програмата решете това предварително. Складовият работник приема и изписва, но не поправя наличности. Корекцията я прави управителят на склада и винаги с причина — „счупен при разтоварване“, „грешка при началното броене“. Цените ги променя един човек. Решете и кой вижда доставните цени. Всеки влиза със собствен потребител, а не с общ „склад“ — иначе от дневника на промените няма полза.

Първата седмица: какво да проверявате всеки ден

Първите дни показват къде пренасянето е било неточно и къде хората още работят по стария начин. Отделяйте по половин час в края на деня за няколко проверки. Ако една и съща грешка се повтаря, причината обикновено е в навик или в настройка, а не в човека — поправете нея.

• Пребройте между пет и десет артикула, които са се движили през деня, и сравнете с програмата.
• Проверете дали всички доставки от деня са приети в програмата, а не само разтоварени.
• Прегледайте корекциите на наличност: кой, кога и с каква причина.
• Потърсете артикули с наличност под нула — обикновено нещо е изписано, преди да е прието.
• Записвайте въпросите на хората и ги разгледайте заедно в края на седмицата.