Кои справки за продажбите да отваряте всеки месец

Преди справките: едно име за един клиент

Справката е толкова вярна, колкото са данните под нея. Ако един клиент е записан като „Иванов и син ООД“, „Иванов и син“ и „ИВАНОВ И СИН – Русе“, оборотът му се разпада на три реда и той изглежда по-малък, отколкото е. Преди да четете числата, оправете имената на клиентите и на артикулите. Проверете и периода: целият месец ли е въведен и дали не е въведен два пъти.

Оборот по клиенти: кой носи продажбите

Подредете клиентите по оборот за месеца и за последните дванадесет месеца. Първо вижте каква част от оборота идва от първите няколко клиенти: ако един от тях си тръгне, колко голяма ще е дупката? После — кой се движи в списъка: кой се качва и кой слиза трети месец поред. Слизащият клиент рядко се обажда да каже защо. Попитайте го вие, докато още купува.

Оборотът не е печалба. Голям клиент с голяма отстъпка, който плаща със закъснение, може да ви носи по-малко от среден клиент, който плаща навреме. Ако справката показва само оборот и количество, сложете до нея това, което знаете за условията и за плащанията му.

Оборот по продукти: какво се продава и на кого

Същото подреждане, но по артикули. Кои артикули правят оборота и кои само заемат рафт? Кой продукт върви добре, но само при двама клиенти? Полезна е и таблицата клиенти по продукти: празните клетки показват на кого какво още не сте предложили. Гледайте и количествата, не само сумите — след промяна на цената оборотът може да расте, докато продадените кашони намаляват.

Кой спря да купува?

Тази справка лесно се пропуска, защото показва това, което го няма. В нея са клиентите, които са купували редовно, а през последния месец или тримесечие не са. Причините обикновено са прости: нов доставчик, сменен търговец, забравена оферта, неуредена рекламация. Много от тях се изясняват с едно обаждане, ако е навреме.

Давайте списъка на търговците в началото на месеца и искайте срещу всяко име да пише какво са научили. За пример: в SellM8 Анализи има отделна справка за клиентите без покупки през избрания период и история на покупките на всеки клиент.

Търговските представители: оборот и покритие

Оборотът по търговец е половината картина. Другата половина е покритието: колко от обектите в района си е заредил през месеца. Търговец с висок оборот от трима големи клиенти и двадесет непосетени обекта е повод за тревога, не за похвала. Сравнявайте всеки търговец със самия него преди година, а не с колегата му — районите не са еднакви. Гледайте и средния размер на поръчката: показва дали се продава цялата гама или само два артикула.

• Оборот и количество за месеца
• Заредени обекти спрямо всички обекти в района
• Среден размер на поръчката
• Същият месец преди година

Сезонност: сравнявайте със същия месец на миналата година

В много браншове януари изглежда слаб след декември, без нищо да се е объркало. Затова месецът се сравнява със същия месец преди година, а не с предишния. Справка за тринадесет месеца назад показва точно това: текущия месец и същия месец на миналата година в един ред. Когато познавате сезона си, знаете и кога да поръчате от доставчика — преди върха, не по време на него. Един слаб месец не е тенденция; три поредни са повод за въпрос.

Прогнозите: ориентир, не обещание

Прогнозата е миналото, продължено напред. Тя не знае, че вчера сте загубили голям клиент или че конкурент е затворил. Вярвайте ѝ толкова, колкото са данните под нея: от три месеца история не се вижда сезонност. Добрата прогноза показва колко е уверена и как е сметната, а когато данните не стигат, го казва. Ползвайте я за поръчките към доставчика и за плана на търговците и всеки месец я сравнявайте с това, което се е случило.